Dział administracyjno-księgowy

 

Funkcjonuje praktycznie od początków pełnoprawnej działalności Stowarzyszenia nazywany w pierwszych latach "księgowością Polarisu", jednak  jako samodzielna jednostka organizacyjna założona oficjalnie dopiero w 2004 roku. Nieprzerwanie koordynuje wewnętrzną politykę księgową i przygotowuje niezbędne dokumenty dla zewnętrznego biura rachunkowego  oraz rozlicza i nadzoruje finansowo wszystkie projekty dotacyjne od 2001 roku.

Do najważniejszych zadań tego działu można zaliczyć:

  • prowadzenie pełnej księgowości Stowarzyszenia,
  • prowadzenie archiwum korespondencji,
  • zarządzanie dokumentacją rozliczeniową,
  • korespondencję z urzędami i instytutami obrachunkowymi,
  • przygotowanie sprawozdań finansowych,
  • nadzór prawny i finansowy nad realizacją projektów dotacyjnych,
  • inne czynności związane z administracją powierzoną przez Zarząd.

Od początków funkcjonowania działu prace koordynuje jedna osoba zrzeszona w POLARIS-OPP - wolontariuszka.

 

                                   
                                   
                                   

 

 

 

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych w procesach rekrutacji na stanowiska pracy i wolontariatu w Stowarzyszeniu POLARIS - OPP

 

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej: RODO) informujemy, iż:

 

Pierwszy raz od wielu lat wiosenny zjazd, przypadający zawsze na okres długiego weekendu majowego, upłynie bez corocznego spotkania naszych koordynatorów i koordynatorek w ramach Walnego Zebrania. Z uwagi na ograniczenia pandemiczne "Majówka z Astronomią 2021" zostaje bowiem odwołana, a tak naprawdę przeniesiona na... sierpień. Informujemy, że na podstawie przepisów dot. wydłużenia terminu składania rocznych sprawozdań za 2020r., Zarząd podjął decyzję o przeniesieniu Walnego Zebrania członków Stowarzyszenia POLARIS - OPP na sierpień 2021r. Prawdopodobnie odbędzie się on w weekend między 6, a 9 sierpnia br., w połączeniu z IX Festiwalem Ciemnego Nieba, który chcemy zorganizować w tym terminie, z uwagi na bliskie maksimum roju meteorów Perseidy. O jego dokładnym przebiegu poinformujemy bliżej wakacji i jednocześnie w odniesieniu do zmieniającej się sytuacji pandemicznej, która determinuje najmocniej nasze obecne działania zespołowe. Wstępnie przyjmuje się wersję zorganizowania wakacyjnego zjazdu i zebrania w formie bezpośredniej, na otwartym powietrzu, z jednoczesnym zachowaniem dystansu czy środków ochrony osobistej wymaganej ówczesnymi przepisami. Tym niemniej, obrady odbywać się będą również w wersji on-line (hybrydowo), aby zapewnić możliwość udziału osobom, które nie będą w stanie uczestniczyć osobiście na miejscu w Sopotni Wielkiej. Decydującym w tym przypadku będzie także limit osób, mogących uczestniczyć w zgromadzeniach. Życzymy więc bezpiecznej Majówki 2021, a nie wykluczone, że na zespołowych warsztatach czy obserwacjach ciemnego nieba, spotkamy się szybciej, niż dopiero w sierpniu.

Rozliczanie przed urzędem skarbowym za 2020r. trwa. Można więc cały czas przekazywać swój 1% podatku na Ogólnopolską Akcję "1% na astronomię", gdzie m.in. wspieramy jak co roku działania na rzecz ochrony ciemnego nieba, ale i nie tylko. W czasie pandemii COVID-19 i podczas licznych ograniczeń oraz obostrzeń wprowadzanych w Polsce, Astroprocent wsparł również aktywne uczestnictwo we wspólnych, zdalnych zajęciach pilotażowych w postaci meetingów z teleskopami w czasie pandemii COVID-19, finansując chociażby zakup trzech małych teleskopów wraz z akcesoriami, które udostępniane są do domów zainteresowanych rodzin. O tym właśnie mówi opublikowane już w marcu zestawienie wydatków 1% za 2019r., które ponosiliśmy jako administrator Akcji na przestrzeni 2020r. Pomimo, że zgodnie z przepisami o rachunkowości sprawozdawczość za rok ubiegły publikujemy z początkiem lipca 2021r., już teraz na stronie www.astroprocent.pl prezentujemy podział środków i cele ich wydatkowania w formie graficznej. Warto się z nimi zapoznać, aby mieć świadomość na co przeznaczamy pozyskane odpisy podatkowe. Zachęcamy zatem do wpisania numeru KRS: 0000076686 w swojego PITa za 2020r. i przyłączenia się tym samym do wsparcia czynnych działań na rzecz ochrony ciemnego nieba w Polsce jak i popularyzacji astronomii amatorskiej!

Epidemia koronawirusa SARS-CoV-2 zmienia wiele w naszym życiu - także osób prawnych, do których zalicza się nasza organizacja. Z powodu braku możliwości spotkania członków Stowarzyszenia POLARIS - OPP, po raz pierwszy w historii naszej działalności odbędzie się Walne Zebranie w wersji on-line, czyli za pośrednictwem narzędzi komunikacji na odległość. Meeting będzie miał miejsce za pośrednictwem sieci Internet i zgodnie ze zmienioną ustawą Prawo o Stowarzyszeniach (nowelizacja wprowadzona tzw. Tarczą Antykryzysową 2.0 w dn. 20 kwietnia br.), będzie można śledzić jego przebieg na żywo na niniejszej stronie www.polaris.org.pl  Pozostałe informacje można znaleźć w treści poniższej uchwały Zarządu Stowarzyszenia POLARIS - OPP:

 

Szanowni Państwo.
 

Zarząd Stowarzyszenia POLARIS - OPP na zebraniu własnym w dn. 24.03.2019r podjął uchwałę nr ZZ/24/03/2019/A/14 o wyznaczeniu następujących terminów Walnego Zebrania członków Stowarzyszenia POLARIS-OPP w 2019 roku (sprawozdawcze):

• termin I – 04.05.2019r., godz. 23:59.
• termin II – 05.05.2019r., godz. 12:00. (wiążący). 

Miejscem organizowanego zebrania będzie siedziba Stowarzyszenia POLARIS-OPP w Sopotni Wielkiej 174.

Przewidywany porządek obrad:

Zarząd Stowarzyszenia POLARIS - OPP na zebraniu własnym w dn. 07.03.2016r. podjął uchwałę nr ZZ/07/03/2016/A/13e o wyznaczeniu następujących terminów Walnego Zebrania członków Stowarzyszenia POLARIS-OPP w 2016 roku (sprawozdawczo-wyborcze):

  • termin I – 07.05.2016, godz. 12:00.
  • termin II – 08.05.2016, godz. 12:00 (wiążące).


Miejscem organizowanego zebrania będzie siedziba Stowarzyszenia POLARIS-OPP w Sopotni Wielkiej 174.



Zarząd Stowarzyszenia POLARIS - OPP na zebraniu własnym w dn. 13.03.2015r. podjął uchwałę nr ZZ/13/03/2015/B/14a o wyznaczeniu następujących terminów Walnego Zebrania członków Stowarzyszenia POLARIS-OPP w 2015 roku (sprawozdawcze):

  • termin I – 01.05.2014, godz. 12:00.
  • termin II – 02.05.2015, godz. 14:00.


Miejscem organizowanego zebrania będzie siedziba Stowarzyszenia POLARIS-OPP w Sopotni Wielkiej 174.


Zarząd Stowarzyszenia POLARIS - OPP na zebraniu własnym w dn. 23.02.2014r. podjął uchwałę nr ZZ/23/02/2014/A/12 o wyznaczeniu następujących terminów Walnego Zebrania członków Stowarzyszenia POLARIS-OPP w 2014 roku (sprawozdawcze):

  • termin I – 02.05.2014, godz. 18:00.
  • termin II – 03.05.2014, godz. 15:00.


Miejscem organizowanego zebrania będzie siedziba Stowarzyszenia POLARIS-OPP w Sopotni Wielkiej 174.

Zarząd Stowarzyszenia POLARIS – OPP zwołuje Walne Zebranie sprawozdawczo-wyborcze naszej organizacji w następujących terminach i miejscu:

  •  termin I – 04.05.2012, godz. 12:00.
  •  termin II – 05.05.2012, godz. 12:00.

Miejscem obrad będzie tradycyjnie siedziba w Sopotni Wielkiej nr bud. 174.  Zgodnie ze Statutem, Walne Zebranie będzie prawomocne jeśli w pierwszym terminie weźmie w nim udział połowa członków, a w drugim terminie nie mniej niż 1/4 poczetu, przy czym uprawnionymi do głosowania są wszyscy, aktualni członkowie powyżej 16 roku życia, za wyjątkiem członków honorowych. Ci ostatni posiadają prawo tzw. głosu doradczego, czyli indywidualnej opinii na dany temat oraz zgłaszania wolnych wniosków. Podobny zapis dotyczy gości zaproszonych na posiedzenie. Program obrad w tym roku będzie zawierał...

Zarząd Stowarzyszenia POLARIS - OPP na podstawie uchwały nr ZZ/29/03/2011/A/13, podjął decyzję o zwołaniu Walnego Zebrania sprawozdawczego za 2010 rok w następujących terminach:

  • termin I - 30.04.2011, godz. 12:00,
  • termin II - 01.05.2011, godz. 12:00.

 

 

Miejscem obrad będzie tradycyjnie siedziba naszej organizacji w Sopotni Wielkiej nr bud. 174.  Zgodnie ze Statutem, Walne Zebranie będzie prawomocne jeśli w pierwszym terminie weźmie w nim udział połowa członków, a w drugim terminie nie mniej niż 1/4 poczetu, przy czym uprawnionymi do głosowania są wszyscy, aktualni członkowie powyżej 16 roku życia, za wyjątkiem członków honorowych. Ci ostatni posiadają prawo tzw. głosu doradczego, czyli indywidualnej opinii na dany temat.